Olsztyn: Świadczenie usługi hotelarskiej, restauracyjnej oraz wynajem sal konferencyjnych w związku z organizacją konferencji podsumowującej Narodową Strategię Spójności
Numer ogłoszenia: 292288 - 2013; data zamieszczenia: 24.07.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie , ul. Świętej Barbary 9, 10-026 Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 089 5220201, faks 089 5220209.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.info@wfosigw.olsztyn.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Inny: samorządowa osoba prawna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA


II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Świadczenie usługi hotelarskiej, restauracyjnej oraz wynajem sal konferencyjnych w związku z organizacją konferencji podsumowującej Narodową Strategię Spójności.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:

usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:

1) Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji podsumowującej Narodową Strategię Spójności w terminie 17-18 października 2013 r. obejmująca: - zapewnienie obiadu i uroczystej kolacji oraz całodziennego serwisu kawowego w pierwszym dniu konferencji. - zapewnienie obiadu i całodziennego serwisu kawowego w drugim dniu konferencji. - zapewnienie trzech niezależnych sal konferencyjnych, niezależnych, z dziennym oświetleniem wyposażone m.in. w sprzęt multimedialny i nagłośnienie. - zapewnienie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. - zapewnienie noclegów dla uczestników konferencji. 2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do SIWZ. 3) Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia. - Lokalizacja hotelu: Hotel w województwie warmińsko - mazurskim o standardzie odpowiadającym co najmniej czterem gwiazdkom (wg zał. nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz. U. z 2006 r. nr 22 poz. 169). Hotel powinien znajdować się poza miastem Olsztyn, ale w promieniu do 75 km. - Termin: Pobyt ma się odbyć w terminie: 17-18 października 2013 r. - Czas trwania konferencji: Konferencja pierwszego dnia od godz. 11:00 do 16:00, natomiast drugiego od 10:00 do 13:00; - Liczba uczestników konferencji: Wykonawca powinien zapewnić ilość miejsc noclegowych dla 230 osób uczestniczących w konferencji; - Zamawiający nie pokrywa kosztów dla 180 osób. Osoby, które zgłoszą się na konferencję pokrywają koszty własnego noclegu, jedynie zobowiązuje Wykonawcę do zapewnienia dostępności miejsc noclegowych dla 230 osób w pokojach jedno, dwu, trzy osobowych pokojach z łazienkami i pojedynczymi łóżkami. - Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do zapewnienia i uwzględnienia w kalkulacji kosztów noclegu dla 50 osób z ramienia WFOŚiGW w Olsztynie, w podziale na 10 pokoi 1-osobowych pozostałe dwu, trzyosobowe z łazienkami i pojedynczymi łóżkami. - Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby osób uczestniczących w konferencji ( a tym samym korzystających z noclegów, pełnego wyżywienia oraz serwisów kawowych) do 40% na siedem dni przed terminem konferencji. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. Rozliczenie kosztów szkolenia odbędzie się na podstawie rzeczywistego wykorzystania noclegów, wyżywienia oraz serwisów kawowych..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

55.00.00.00-0, 55.10.00.00-1, 55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:

nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:

nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:

Rozpoczęcie: 17.10.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI


III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  
  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  
  
  • 
    Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego Oświadczenia o spełnieniu warunków z art. 22 ust. 1
    
    
• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  
  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  
  
  • 
    Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego Oświadczenia o spełnieniu warunków z art. 22 ust. 1
    
    
• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  
  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  
  
  • 
    Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego Oświadczenia o spełnieniu warunków z art. 22 ust. 1
    
    
• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  
  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  
  
  • 
    Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego Oświadczenia o spełnieniu warunków z art. 22 ust. 1
    
    
• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  
  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  
  
  • 
    Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego Oświadczenia o spełnieniu warunków z art. 22 ust. 1
    
    

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY


III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:


III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:

przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:

cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 60
• 2 - Lokalizacja 3 niezależnych sal konferencyjnych - 40

IV.3) ZMIANA UMOWY


przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:


Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby osób uczestniczących w konferencji (a tym samym korzystających z noclegów, pełnego wyżywienia oraz serwisów kawowych) do 40% na siedem dni przed terminem konferencji.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE


IV.4.1)

Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.wfosigw.olsztyn.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie ul. Św. Barbary 9, 10-026 Olsztyn.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:

31.07.2013 godzina 09:30, miejsce: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie ul. Św. Barbary 9; 10-026 Olsztyn - Sekretariat (II piętro).

IV.4.5) Termin związania ofertą:

okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:

Projekt finansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:

nie

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie z siedzibą przy ul. Świętej Barbary 9 w Olsztynie tel. (0-89) 522 02 10/20/30 Faks: (0-89) 522 02 09 zaprasza do złożenia oferty na dostawę komputerów wraz z oprogramowaniem.

Przedmiot zamówienia został podzielony na 3 części:

1. Laptopy - Typ I,

2. Laptopy -Ttyp II,

3. Komputery All-in-One.

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. W przypadku złożenia oferty częściowej należy wskazać w formularzu ofertowym, której części dotyczy.

Termin realizacji przedmiotu zamówienia - do 15 września 2012 r.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik do niniejszego zaproszenia do składania ofert.

Oferty należy składać w formie elektronicznej (e-mail) na adres admin@fundusz.olsztyn.pl w terminie do dnia 24 sierpnia 2012 r. do godz. 15⁰⁰.

Szczegółowych informacji w zakresie realizacji zamówienia udzieli Pan Kamil Zembrzuski - nr tel 089 522 70 - k.zembrzuski@fundusz.olsztyn.pl.

Poniżej znajduje się specyfikacja techniczna zamawianego sprzętu.

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie
z siedzibą przy ul. Św. Barbary 9 w Olsztynie, tel. 89-522-02-01; fax.: 89-522-02-09 zaprasza do złożenia ofert na wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu audytu zewnętrznego związanego z oceną wdrażania EFRR w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 (RPO WiM).

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego:

Wykonanie audytu zewnętrznego związanego z oceną wdrażania EFRR w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 (RPO WiM).

2. Rodzaj zamówienia: usługi

3. Określenie przedmiotu i celu zamówienia:

a) Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie audytu zewnętrznego zakresie:

- oceny zachowań i działań osób zaangażowanych w system oceny składanych wniosków w ramach konkursów oraz kontrola prawidłowości realizacji przyjętych wniosków do realizacji,

- oceny procedur i systemów obowiązujących w Funduszu związanych ze wdrażaniem EFRR w ramach RPO WiM, zgodnie z wymaganiami prawnymi nałożonymi na Fundusz jako Instytucji Pośredniczącej,

b) Cel zamówienia

Celem zamówienia jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że:

- osoby zaangażowane w proces weryfikacji oceny złożonych wniosków oraz osoby uczestniczące w procesie kontroli przyjętych projektów do realizacji postępują w sposób obiektywny, transparentny, niezależny oraz wg obowiązujących procedur,

- przyjęte w Funduszu procedury weryfikacji, oceny oraz kontroli wniosków są obiektywne, spójne, transparentne i nie podlegające niekontrolowanym modyfikacją lub wpływom.

c) W ramach zadania należy ustalić w szczególności:

- czy zakresy obowiązków pracowników Funduszu związane z procesem oceny złożonych wniosków są jednoznaczne i nie pozwalające na dokonanie subiektywnej oceny,

- czy procedury oceny składanych wniosków znane są wnioskodawcom, są jednakowe dla wszystkich i są niezmienne w trakcie całego procesu oceny wniosków,

- czy wnioskodawcy / beneficjenci w przypadku negatywnej oceny są informowani o przyczynach tej oceny z podaniem podstawy prawnej oraz o możliwości wniesienia odwołania (skargi),

- czy ocena jednej osoby (pracownika Funduszu, eksperta) może wpłynąć na ocenę końcową wniosku,

- czy w procedurach wewnętrznych wskazano jakie zachowania lub relacje pomiędzy pracownikami a wnioskodawcami / beneficjentami mogą kreować sytuacje korupcjogenne lub być uznane za nieetyczne,

- czy polityka bezpieczeństwa informatycznego zapewnia wykrycie i przeciwdziałanie zagrożeniom dotyczącym zmiany, uszkodzenia, przechwycenia i/lub usunięcia ważnych dla Funduszu danych w kontekście celu zamówienia

4. Oferta przeprowadzenia zadania audytowego powinna zawierać:

a) nazwę oferenta,

b) wskazanie imienne osoby realizującej zadanie,

c) sposób przeprowadzenia zadania w tym:

- harmonogram przeprowadzenia zadania audytowego

- plan audytu, w tym:

- planowane techniki badania wykorzystane do uzyskania danych niezbędnych do dokonania ustaleń,

- określenie i opis obszarów ryzyka,

- kryteria oceny ryzyka,

- wpływu ustalonych ryzyk na audytowany obszar,

d) cenę brutto za wykonanie zamówienia.

5. Jedną z wymaganych technik przeprowadzenia zadania jest opracowanie i przeprowadzenie ankiety wśród beneficjentów oraz tych podmiotów, które uczestniczyły w konkursach, a wnioski zostały odrzucone z różnych przyczyn. Wielkość doboru próby do zadania, w tym ankiety będzie poddana ocenie przez Zamawiającego, przy czym Zamawiający zastrzega, że dobór próby dla wszystkich rodzajów grup podmiotów składających wnioski (tj. jednostki samorządu terytorialnego, przedsiębiorcy oraz pozostałe podmioty, w tym organizacje pozarządowe i państwowe jednostki budżetowe) ma być jednakowy. Zakres badania ankietowego, grupy docelowe, tematyka, sposób przeprowadzenia badania oraz wielkość doboru próby będzie wymagała zatwierdzenia przez Zamawiającego po wyborze oferty.

6. Z przeprowadzonego zadania audytowego Wykonawca sporządzi dla Zamawiającego raport w którym:

- zostanie przedstawiona opinia audytora w odniesieniu do celów, jakie zostały postawione w związku z przeprowadzeniem zadania audytowego (opisane w pkt.3),

- zostaną wskazane potencjalne ryzyk lub zagrożenia,

- zostaną sformułowane ewentualne rekomendacje pozwalające na usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości lub braku regulacji.

7. Czas realizacji zamówienia - 28 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

8. Zamawiający wymaga, aby osoby wskazane imiennie do realizacji tego zamówienia wykonywały czynności audytorskie osobiście w siedzibie Zamawiającego i muszą to być osoby wskazane w ofercie i posiadające uprawnienia, o których jest mowa w pkt. 9. Zamawiający nie przewiduje jakiekolwiek kserowania, kopiowania w dowolnej formie dokumentów i przesyłania ich do Wykonawcy.

9. Wymagania stawiane dla osób realizujących

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobą, zdolną do wykonania zamówienia, posiadającą doświadczenie, wykształcenie i kwalifikacje zawodowe audytora wewnętrznego, określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240, z późn. zm.), tj. osobą, która posiada następujące kwalifikacje:

- jeden z certyfikatów: Certifies1d Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information System Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner(CFE), Certification in Control Self-Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub

- złożyła w latach 2003-2006 z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub

- uprawnienia biegłego rewidenta, lub

- dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych,

10. W realizacji zamówienia nie mogą uczestniczyć osoby lub podmioty prawne, które na jakimkolwiek etapie uczestniczyły m.in. w procesie przygotowywania, opracowywania, wykonywania wniosków oraz załączników do tych wniosków, składanych ramach konkursów 6 osi priorytetowej "Środowisko przyrodnicze" RPO WiM 2007-2013". Zakaz dotyczy również tych osób, które dokonywały audytów lub innych czynności kontrolnych dotyczących wniosków przyjętych do realizacji w ramach 6 osi "Środowisko przyrodnicze".

11. Kryteria oceny

1) Cena - 80%


2) Poziom doboru próby - 20%

Łączna liczba punktów złożonej oferty liczona będzie jako suma punktów za kryterium 1) liczone wg algorytmu: najniższa oferta / badana oferta x waga kryterium oraz kryterium 2) liczone wg algorytmu: badana oferta / najkorzystniejsza oferta x waga kryterium.

12. W przypadku wyboru Wykonawcy zadania nie stosuje przepisów ustawy prawo zamówień publicznych. Wartość zamówienia nie przekracza równowartości 14 000 euro.

Termin składania ofert: 05.06.2013 r. do godziny 12:00 w sekretariacie Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert w formie elektronicznej.

Oferty należy składać na formularzu ofertowym stanowiącym zał. Nr 1, w zamkniętych kopertach z oznaczeniem nadawcy i odbiorcy oraz ze wskazaniem postępowania, tj.: "Audyt zewnętrzny związany z oceną wdrażania EFRR w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 (RPO WiM) - OFERTA".

Informacji udziela:

Pan Piotr Garbacz - piotr430@wp.pl. - w kwestii merytorycznej.

Pani Katarzyna Taźbierska - k.tazbierska@fundusz.olsztyn.pl- w kwestii proceduralnej.

Przedmiot zamówienia jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 - 2013