AP.43-00007/2023

Sygnatura sprawy

 

Notatka z wyboru Wykonawcy zamówienia finansowanego przy udziale środków Unii Europejskiej
o wartości przekraczającej kwotę 50.000,00 zł netto i nieprzekraczającej 130 000 zł.

 

1. Przedmiot zamówienia: Kompleksowa organizacja konferencji na potrzeby WFOŚiGW w Olsztynie – usługa hotelarska
2. Sposób zbierania ofert: ogłoszenie w Bazie Konkurencyjności  oraz na stronie BIP WFOŚiGW.
3. Porównanie ofert:

 

Nr oferty	Nazwa i adres Wykonawcy	Data złożenia oferty	Cena netto zamówienia	VAT (8% i 23%)	Wartość brutto	Kryteria
			zł	zł	zł	Cena 100%	RAZEM
1	Hotel Amax S.C; 11-730 Mikołajki; Aleja Spacerowa 7.	05.04.2023				100 pkt	100 pkt

Wskazanie Wykonawcy i uzasadnienie wyboru:

Do wykonania usługi wybrano ofertę nr 1: Hotel Amax S.C; 11-730 Mikołajki; Aleja Spacerowa 7.która złożyła najkorzystniejszą ofertę według przyjętych kryteriów.

AP.43-00007/2023

Zapytanie ofertowe

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej z siedzibą w Olsztynie
przy ul. Św. Barbary 9,10-026 Olsztyn zaprasza do składania ofert na: „Kompleksowa organizacja konferencji na potrzeby WFOŚiGW w Olsztynie – usługa hotelarska”.

Niniejsze zapytanie ofertowe wyłączone jest ze stosowania Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020.

Termin: 24-26.04.2023 r.

I Przedmiot zamówienia obejmuje:

• Zapewnienie noclegów dla uczestników wraz ze śniadaniem (wliczonym w cenę pokoju)
  w terminach wskazanych przez Zamawiającego w pokojach dla 38 osób - pokoje dwuosobowe
  dla 12 osób i w jednoosobowych pokojach (pokoje jednoosobowe z pojedynczymi łóżkami
  lub dwuosobowe pokoje do pojedynczego wykorzystania) dla 26 osób;

a) Nocleg z dnia 24.04.2023 r. na 25.04.2023 r. – nocleg dla 12 osób w pokojach dwuosobowych
i w jednoosobowych pokojach dla 24 osób.

b) Nocleg z dnia 25.04.2023 r. na 26.04.2023 r. – nocleg dla 12 osób w pokojach dwuosobowych
i w jednoosobowych pokojach dla 26 osób.

• Zapewnienie kolacji w pierwszym dniu pobytu;
• Zapewnienie obiadu i kolacji w drugim dniu pobytu oraz jednej przerwy kawowej ciągłej; zapewnienie śniadania wliczonego w koszt noclegu, obiadu i jednej przerwy kawowej ciągłej
  w trzecim dniu;
• Zapewnienie Sali konferencyjnej wyposażonej w sprzęt multimedialnym drugiego i trzeciego dnia szkolenia;
• Zapewnienie parkingu dla ok. 20 aut.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników do 10 osób.

Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania i przestrzegania wytycznych/zaleceń zgodnych
z obowiązującymi aktami prawnymi związanymi z wystąpieniem na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii spowodowanej wirusem SARS-CoV.

1.  

Hotel w miejscowości Mikołajki (Gmina Mikołajki) województwie warmińsko – mazurskim
o standardzie odpowiadającym co najmniej trzem gwiazdkom (wg zał. nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz. U. z 2006 r. nr 22 poz. 169).

2. Czas trwania:

24.04.2023 r.

1. od godziny 17:00 – zakwaterowanie dla 36 osób.
2. od godziny 19:00 – kolacja dla 36 osób w formie bufetu.

25.04.2023 r.

1. 07:00 – 10:00 – Śniadanie dla 36 osób.
2. 10:30 – wyjazd studyjny.
3. 15:30 – 16:30 – Obiad w formie bufetu dla 40 osób.
4. 16:30 – 19:00 – Sala konferencyjna z serwisem kawowym dla 40 osób.
5. 19:30 – kolacja (grill) dla 43 osób.

26.04.2023 r.

1. 07:00 – 09:30 – Śniadanie.
2. 10:00 – 13:00 – Sala konferencyjna z serwisem kawowym dla 40 osób.
3. 13:00 – 14:00 – Obiad dla 40 osób.
4. 14:00 – wyjazd uczestników.

II Zadania Wykonawcy

Do zadań Wykonawcy należy wykonanie usługi hotelarskiej, o której mowa w I części zgodnie
z następującymi standardami:

 

1. Zapewnienie usługi noclegowej:

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia noclegów dla 12 osób w pokojach
w dwuosobowych (pojedyncze łóżka) z łazienkami wyposażonymi w pełen węzeł sanitarny
(tj. wc, prysznic lub/albo wanna, umywalka, lustro) oraz TV, Internet i dla 26 osób
w jednoosobowych pokojach z łazienkami wyposażonymi w pełen węzeł sanitarny (tj. wc, prysznic lub/albo wanna, umywalka, lustro), TV, Internet.

1. Zapewnienie usługi gastronomicznej:

Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny, tj. przygotowanie pomieszczenia, sprzątanie.

Posiłki mają być serwowane w formie bufetu, zastawa ceramiczna. Posiłki muszą być przygotowywane na miejscu. Restauracja/miejsce spożywania posiłków do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego. Wykonawca zapewni dla wszystkich uczestników:

- dwa obiady serwowane w formie bufetu (jeden drugiego dnia; drugi – trzeciego dnia pobytu - w godzinach ustalonych z Zamawiającym) składające się z: minimum dwóch zup, minimum 5 dań gorących w tym: dania mięsne oraz jedno danie z ryby; oraz minimum 3 surówki; deseru i soków owocowych (minimum 2 smaki), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz herbaty, kawy, śmietanki do kawy, cukru, cytryny.

- kolację serwowaną w formie bufetu pierwszego dnia pobytu składającego się z: minimum dwóch zup, minimum 5 dań gorących w tym: dania mięsne oraz jedno danie z ryby; oraz minimum
3 surówki; deseru i soków owocowych (minimum 2 smaki), wody mineralnej gazowanej
i niegazowanej oraz herbaty, kawy, śmietanki do kawy, cukru, cytryny oraz w formie ogniska/grill
w drugim dniu złożonej z minimum: kiełbaski, karkówki kaszanki, kiszki ziemniaczanej, pieczywa, minimum 3 dań na zimno w tym: minimum jedna sałatka, soków owocowych (minimum 2 smaki), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz herbaty, kawy, śmietanki do kawy, cukru, cytryny.

- serwis kawowy powinien składać się minimum z: kawy, herbaty (co najmniej 2 rodzaje herbat
w torebkach), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, cytryny, śmietanki, cukru oraz wypieków np. ciasto, ciastka, rogaliki.

- śniadanie w formie bufetu wliczone w koszt noclegu; standardowe dla działalności hotelu
o określonym standardzie.

Wykonawca ma obowiązek przedstawić w składanej ofercie minimum po dwie propozycje menu
na każdy posiłek w składanej ofercie (tj. 4 menu na obiad, 2 menu na kolację bufet i 2 menu
na kolację grill/ognisko, 4 menu - serwis kawowy). Propozycje menu mają być zawarte w cenie oferty.

1. Zapewnienie Sali konferencyjnej:

Sala musi spełniać poniższe standardy, tj. posiadać:

- łatwy dostęp do zaplecza sanitarnego;

- jasne oświetlenie i odpowiednie nagłośnienie;

- sprzęt multimedialny;

- miejsca siedzące, biurka lub stoły dla uczestników;

- sala tylko do dyspozycji uczestników szkolenia;

- stół na rzutnik i laptop;

- ekran do wyświetlania prezentacji;

- flipchart i mazaki-dwa bloki kart do flipchart’a; dwa kolory mazaków;

- jeden mikrofon bezprzewodowy;

- sala ma posiadać okna (dostęp do światła dziennego) i nie znajdować się w piwnicach budynku hotelu;

- możliwość ustawienia stołów w kształcie litery „u”;

- powierzchnię – odpowiadającą wymogom dot. COVID-19

- możliwość korzystania z bezprzewodowego Internetu na obszarze Sali;

- sala klimatyzowana w sposób stały.

Usługa będzie rozliczania jako usługa konferencyjna – 23% VAT.

Faktura za noclegi będzie wystawiana na poszczególne instytucje, których dane zostaną przekazane przez Zamawiającego (16-17 faktur).

III. Warunki udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

• kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:

Zamawiający wymaga aby Wykonawca wykazał, iż posiada status hotelu odpowiadającym
co najmniej trzem gwiazdkom (wg zał. nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy
z 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie).

Ocena spełnienia tego warunku dokonana będzie na podstawie oświadczenia Wykonawcy.

• sytuacji ekonomicznej lub finansowej:

Zamawiający nie formułuje w ramach niniejszego warunku szczegółowych wymagań.

• zdolności technicznej lub zawodowej:

Zamawiający nie formułuje w ramach niniejszego warunku szczegółowych wymagań.

IV. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

• Wszystkie oferty niepodlegające odrzuceniu oceniane będą na podstawie następującego kryterium:

Cena brutto oferty – 100 %

Przy czym [1 % = 1 pkt].

• Sposób oceny ofert.

Sposób obliczenia:

P= [C_N / C_R] x 100

P    – liczba punktów dla kryterium

C_N   – najniższa oferowana cena

C_R   – cena oferty rozpatrywanej

Wykonawca uwzględniając wszystkie wymogi zawarte w niniejszym Zapytaniu ofertowym, powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia, uwzględnić inne podatki i opłaty. Cena nie ulega wzrostowi przez okres ważności oferty (związania ofertą) oraz okres realizacji (wykonania) zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia formularza ofertowego(załącznik nr 1 do zapytania) i określenia w nim ceny brutto oraz wskazania cen jednostkowych.

• Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów
  w oparciu o przyjęte kryterium.
• W celu obliczenia punktów wyniki poszczególnych działań matematycznych będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku lub z większą dokładnością, jeśli przy zastosowaniu wymienionego zaokrąglenia nie występuje różnica w liczbie przyznanych punktów.
• Jeżeli nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.
• W trakcie badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

V. Podmioty wykluczone z postępowania

• Z postępowania wykluczeni są Wykonawcy, w odniesieniu, do których wszczęto postępowanie upadłościowe lub których upadłość ogłoszono.
• Z postępowania wykluczeni są Wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub , a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

•  
• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządza
• pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa
  lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki
  lub kurateli.

• Ocena braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania nastąpi na podstawie oświadczenia Wykonawcy (zał. nr 2).

VI. Dokumenty wymagane od Wykonawców w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu

• W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy muszą złożyć:

1. wypełniony formularz ofertowy – załącznik nr 1;
2. oświadczenie Wykonawcy, iż posiada status hotelu odpowiadającego
   co najmniej trzem gwiazdkom (wg zał. nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy
   z 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie);
3. 4 oferty menu na obiad; 2 oferty menu na kolację bufet; 2 oferty na kolację grill i 4 oferty menu na serwis kawowy.
4. oświadczenie Wykonawcy dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu
   oraz przesłanek wykluczenia z postępowania (zał. nr 2);
5. oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z zamawiającym (zał. nr 2).

• Jeżeli Wykonawca nie złoży wymaganych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu lub brak podstaw do wykluczenia, lub wymaganych pełnomocnictw, oświadczenia lub dokumenty będą niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia, lub udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Poprawki lub wyjaśnienia nie mogą powodować istotnych zmian w treści oferty.
• W razie wątpliwości Zamawiający ma prawo do wezwania Wykonawcy do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów.
• Dokumenty stanowiące załączniki wymagane przez niniejsze Zapytanie ofertowe powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę według warunków i postanowień zawartych w Zapytaniu ofertowym.
• W przypadku, jeśli Wykonawca nie złoży wyżej wymienionych dokumentów lub złożone dokumenty będą niezgodne z wymogami Zapytania ofertowego, wówczas oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.
• Odrzucenie oferty i unieważnienie postępowania

• Oferta wykonawcy zostanie odrzucona, jeżeli:
  • będzie niezgodna z przepisami prawa;
  • jej treść nie będzie odpowiadać treści niniejszego zapytania;
  • jej złożenie stanowiło będzie czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów
    o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
  • zostanie złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdz. III Zapytania ofertowego
  • zawiera błędy w obliczeniu ceny;
  • zawiera omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na zasadzie oczywistych omyłek rachunkowych bądź błędów rachunkowych;
  • została złożona po wyznaczonym terminie.
• Zamawiający unieważni niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:

• nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu;
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że przeprowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego;
• postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.

VIII. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyny.

IX. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

X. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

 

Termin składania ofert: do dnia 06.04.2023  r. do godziny 08:00, w zamkniętej kopercie
ze wskazaniem postępowania tj.: „Kompleksowa organizacja konferencji” w siedzibie WFOŚiGW
w Olsztynie przy ul. Św. Barbary 9.

Informacji udziela.

Pani Katarzyna Taźbierska – Zęgota – k.tazbierska@fundusz.olsztyn.pl , tel. 89-522-02-14.

Zamówienie jest współfinansowane przez „Ogólnopolski system wsparcia doradczego dla sektora publicznego, mieszkaniowego oraz przedsiębiorstw w zakresie efektywności energetycznej oraz OZE”.

 

 

AP.43-00004/2023

Sygnatura sprawy

 

Notatka z wyboru Wykonawcy zamówienia /finansowanego ze środków krajowych/ finansowanego przy udziale środków Unii Europejskiej o wartości przekraczającej kwotę 50.000,00 zł netto i nieprzekraczającej 130 000 zł.

 

1. Przedmiot zamówienia: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby WFOŚiGW w Olsztynie
2. Sposób zbierania ofert: ogłoszenie w Bazie Konkurencyjności  oraz na stronie BIP WFOŚiGW.
3. Porównanie ofert:

 

Nr oferty	Nazwa i adres Wykonawcy	Data złożenia oferty	Cena netto zamówienia	VAT	Wartość brutto	Kryteria
			zł	zł	zł	Cena 100%	RAZEM
1	Poczta Polska S.A ul. Rodziny Hiszpańskich 8 00-940 Warszawa	22.02.2023				100 pkt	100 pkt

Wskazanie Wykonawcy i uzasadnienie wyboru:

Do wykonania usługi wybrano ofertę nr 1: Poczta Polska S.A ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, która złożyła najkorzystniejszą ofertę według przyjętych kryteriów.